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 おもしろチャンネル

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「結論を10秒」「対策案を30秒」で説明

仕事

報告は簡潔に

報告の仕方が上手な人と下手な人がいます。

下手な人の報告は、まず「何がどうなって」といったふうに事態が生じた順に長々と

説明し、その時々に言い訳のような理由がくっついて、最後にその結果どうなったと

報告するため、聞いているほうは、「何がいいたいのか」よく分らないままに終わって

しまうのです。

特にうまくいかなかったケースの報告にそれが顕著です。

 

上司への報告は1分で 

また報告の仕方がそもそも間違っているため、上司は事態の推移も十分につかめず

対策案も浮かびにくくなっているのです。

報告の順番は・・・

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 結論  対策案  主な理由  事態の経過

が基本です。

特に忙しい現代においては、それを手短にする必要があります。

一つの目安として「上司への報告は 1分で済ませる」。

その内訳は「結論10秒・対策案30秒・主な理由20秒」を心がけてはいかがでしょうか。

 

ミスの言い訳は聞かれるまでしてはいけない

ところで、人間は誰でもミスをするものです。

しかし大切なことは、ミスをしたことを冷静に認め、ミスへの対処をきちんととること、そして二度と同じミスはしないことです。

ミスを弁解することだけは避けなくてはなりません。

上司にミスの理由を分かってもらおうというのは、その部下の甘えでしかありません。

自己弁護や、自己正当化はしないという潔さが求められると心得ましょう。

 

悪い情報は早く伝える

しかし、どうしてもミスの理由が説明するに足るものであって、上司に伝えたいならば、その場ではなく、後で時間をとってもらって説明しましょう。

まずは結論報告と対策案を手短に伝えて、次の行動の手を打つことが先決だからです。

なお、「報・連・相」においては、よくない情報ほど早く伝える必要があります。

それも問題が起きてから報告するのではなく、問題が起きるかもしれないと思った

段階が「報・連・相」のタイミングと思いましょう。